Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed

Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma:

– juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
– isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Eesti Kunstimuuseumi veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda Eesti Kunstimuuseum (välislingid).

Isikuandmete töötlemise alused

Eesti Kunstimuuseumis isikuandmete töötlemise alused:

– õiguslik alus,
– seadusest tulenev kohustus või ülesanne,
– lepingu täitmine,
– vastutava töötleja õigustatud huvi,
– ajakirjanduslikul eesmärgil avaliku huvi korral,
– akadeemilise, kunstilise ja kirjandusliku eneseväljenduse tarbeks,
– avalikus kohas salvestamine,
– võlaandmed õigustatud huvi korral,
– elu, tervise, vara, õiguste ja vabaduste kaitseks, sh turvakaamerad, teaduseks, statistikaks.
– nõusolek, sh ühel eesmärgil kogutud andmeid ei kasutata uuel eesmärgil uue nõusolekuta. Nõusoleku võib tagasi võtta.

Isikuandmete töötlemine Eesti Kunstimuuseumis

Töö käigus koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks.

Videosalvestised

Eesti Kunstimuuseumi muuseumides ja territooriumil toimub turvalisuse tagamiseks video salvestamine. Andmeid töötleb turvateenuse pakkuja ja salvestistele on ligipääs üksnes nendel isikutel, kelle tööülesannete täitmiseks see on vajalik. Salvestisi säilitatakse reeglina kuni 30 päeva.

Aastakaardid

Eesti Kunstimuuseum hoiab saladuses kliendi andmeid, mis on talle teatavaks saanud Kumu aastakaardi taotlemise ja kasutamise käigus ning avaldab neid kolmandatele osapooltele üksnes kaardi omaniku nõusolekul, v.a. juhul, kui andmete avaldamise kohustus või õigus tuleneb õigusaktidest. Kaardi omaja nõustub sellega, et Eesti Kunstimuuseumil on õigus kaardiomanikule sobivate teenuste osutamiseks töödelda tema andmeid.

E-pood

Eesti Kunstimuuseumi e-poest ostude sooritamisel kasutatud isikuandmeid käsitletakse kui konfidentsiaalset infot. Kliendi andmeid kasutatakse vaid tellimuste täitmise eesmärgil ning neid ei avaldata kolmandatele osapooltele, v.a. juhul, kui see on vajalik tellimuse täitmiseks või nõutavas vormis esitatud alusel Eesti Vabariigi õigusaktidega ettenähtud juhtudel.

Tellimuse eest tasumiseks suunatakse e-poe klient tellimuse vormistamise lõppfaasis makset sooritama usaldusväärsesse sertifitseeritud kaardimaksete vastuvõtusüsteemi, kus kasutatakse turvalisi andmesidevahendeid ning Teie andmed on kaitstud.

Veebileht

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

– kasutatava arvuti või arvutivõrgu IP-aadressiga,
– kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga,
– külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

Muuseumi  kodulehel võivad olla viited teistele veebilehtedele, mis ei kuulu Eesti Kunstimuuseumile ning me ei vastuta selliste veebilehtede privaatsuspõhimõtete eest.

Kandideerimine Eesti Kunstimuuseumisse tööle või praktikale

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid muuseum tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus muuseumi poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Muuseumis tutvuvad kandideerimisdokumentidega ainult väga piiratud ring värbamisprotsessis osalevaid töötajaid. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Muuseum garanteerib kandideerimisel isikule konfidentsiaalsuse, kuid eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Muu konkursi (näiteks stipendiumikonkurss) korral ei kuulu samuti teave isiku osalemise kohta konkursil avalikustamisele, v.a positiivse otsuse korral. Eesti Kunstimuuseumis võimaldatakse kandideerija dokumentidele juurdepääs isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga.

Eesti Kunstimuuseumi ametikohale kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitatakse 1 aasta konkursi lõppemisest kandidaadi nõusolekul.

Kirjavahetus, pöördumised, taotlused

Isikuandmeid (näiteks nimi, kontaktandmed, isikuga seotud probleemide kirjeldamine vms) sisaldavad kõik esitatud pöördumised. Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele).

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandalt isikult, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldiselt juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid nagu aadress või telefoninumber. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses. Juurepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid saada (nt kohtueelne menetleja või kohus). Muuseumile adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Kaebus või vaie

Ka kaebust või vaiet esitades peate arvestama, et mõnel juhul võivad Teie isikuandmed – eelkõige Teie nimi ja kaebuse või vaide esitamise fakt, teatud juhtudel ka sisu – saada teatavaks ka kolmandatele isikutele või võidakse Teie nimi ja kaebuse või vaide esitamise fakt avalikustada meie dokumendiregistris. Seal avaldatakse avaliku teabe seaduse kohaselt kirjavahetuse andmed (kirja saatja ning saaja nimi ja kirja liik: „Kaebus“ või „Vaie“). Kui väljendate selget soovi, ei märgita dokumendiregistris Teie ees- ja perekonnanime, vaid üksnes initsiaalid või märge „Eraisik“.

Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita tundliku sisuga kirja täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Kaebus“ või „Vaie“. Kirjavahetusel eraisikuga kehtib üldine juurdepääsupiirang: kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab selleks teabenõude, siis hindame, kas Teie kaebuse või vaide (ja ka vastuse) osaline või täielik väljastamine kahjustab oluliselt Teie eraelu puutumatust või sisaldab Teie kaebus või vaie ja vastus sellele muud juurdepääsupiiranguga teavet. Juurdepääsupiirangu alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Teie isiklikke kontaktandmeid – näiteks e-posti aadress, telefoninumber või elukoha aadress – ei väljastata (v.a juhul, kui esindate juriidilist isikut või asutust).

Teie kaebuses sisalduvaid isikuandmeid kasutatakse kaebuse lahendamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile rohkem Teie isikuandmeid kui vastuse koostamiseks vaja.

Isikuandmete töötlemine õigusakti alusel

Eesti Kunstimuuseum kasutab Muuseumide Infosüsteemi (MuIS), kus isikuandmete töötlemine toimub õigusakti alusel:

Infosüsteemi eesmärk on võimaldada:

– kultuuriväärtusega asjade ühtse korra kohast ja elektroonilist museaalina arvele võtmist;
– museaalide, muuseumisse kauemaks kui üheks aastaks hoiule võetud kultuuriväärtusega asjade (edaspidi hoiulevõetud asi) ja abikogusse arvatud asjade kohta muuseumisse vastuvõtmisel ning hilisema uurimistöö käigus kogutud andmete keskset ja süstemaatilist säilitamist;
– museaalide, hoiulevõetud asjadega ja abikogusse arvatud asjadega tehtavate toimingute ning seisundi ja asukoha muutuste elektroonilist registreerimist;
– museaalide ja hoiulevõetud asjade tasuta tutvustamist avalikkusele veebiliidese kaudu.

Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist, kustutamist. Õigus andmete ülekandmisele.

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus (isiku poolt digiallkirjastatuna, st isik peab olema tuvastatav). Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab muuseum veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest. Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib:

– kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
– takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
– raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
– ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Edastamise all tuleb käsitleda kõiki andmeid, mida inimene edastab otseselt kas ise või edastatakse andmetöötlejale inimese mõne tegevuse käigus. Kui andmetöötleja on inimese edastatud andmetega teinud erinevaid analüüse ja loonud uusi lisandväärtusega andmeid, siis need ei kuulu ülekandmise rakendusalasse. Andmete ülekandmist tuleb kohaldada ainult nendele andmetele, mille töötlemise aluseks on kas inimese nõusolek või inimese ja andmetöötleja vahel sõlmitud leping.

Seega kui andmetöötlus toimub ainult seaduse alusel, siis õigus andmete ülekandmisele ei kohaldu. Ülekandmisele kuuluvad  ainult need isikuandmed, mida andmetöötleja töötleb automatiseeritult. Näiteks paberkandjatel olevad isikuandmed siia alla ei kuulu. Samuti saab inimene nõuda, et üks andmetöötleja edastab andmed otse teisele andmetöötlejale. Seda siis juhul, kui see on tehniliselt teostatav.

Andmekaitsespetsialist

Kõigis küsimustes, mis on seotud teie isikuandmete töötlemisega Eesti Kunstimuuseumis, saate vastuse, saates e-kirja aadressil andmekaitse@ekm.ee